Sie wollen Dokumente schnell und einfach finden?

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Mit SelectLine DMS können Sie Aktenordner und Papierdokumente zentral und digital ablegen.

Mit uns wird die Digitalisierung von Dokumenten zum Kinderspiel.

Zeitersparnis, Kosteneffizienz, Platzoptimierung, Datensicherheit sowie Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit – das sind die zentralen Begrifflichkeiten, die für unser Dokumentenmanagement SelectLine DMS stehen. Profitieren Sie mit unserer Lösung davon, Daten aus unterschiedlichen Quellen einfach und effizient digital zusammenzuführen und zu verwalten.

Was ist ein Do­ku­men­ten­mana­ge­ment­sys­tem?

Das Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie als Unternehmer dabei, Papierdokumente zu digitalisieren. Diese werden mittels DMS elektronisch erfasst, in einer Datenbank zentral abgelegt, gesetzeskonform dokumentiert und können dann einfach von Ihren Mitarbeitern verwaltet werden.

Dokumente schnell und einfach finden

Mit SelectLine DMS können mittels Volltextsuche oder über die Suchfunktion nach Metadaten Zeiten hierfür deutlich minimiert werden. SelectLine DMS unterstützt Sie dabei, alle Dokumente zentral und digital abzulegen. Diese werden dabei automatisch volltextindiziert. Durch die Volltextindizierung können Dokumente nach allen Inhalten durchsucht werden. Die optische Texterkennung (OCR) erkennt automatisch den Text von gescannten Dokumenten und liest sämtliche Informationen aus E-Mail-, Text- und Office-Dateien aus, um bei der Dokumentensuche immer ein treffendes Ergebnis zu liefern. Die Kategorisierung, Zuordnung und Verteilung digitaler Dokumente ist somit kinderleicht.

Laufwege und Zettelwirtschaft reduzieren

“Papier ist geduldig” lautet ein gängiges Sprichwort – aber ist es heutzutage noch effizient, mit Papierdokumenten zu arbeiten? Stellen Sie sich folgendes Szenario vor. Ein Angebot für eine Werbemittelbestellung kommt postalisch in Ihrem Unternehmen an. Die Kollegen aus der Postannahmestelle quittieren den Eingang händisch mittels Datumserfassung. Eine Angebotsfreigabe kann jedoch nur durch einen Kollegen aus der Marketingabteilung erfolgen. Nach der Freigabe durch die entsprechende Abteilung, muss diese auch offiziell bestätigt werden. Das Dokument wird somit aufwändig von Schreibtisch zu Schreibtisch gereicht. Ein digitaler Workflow kann hier Abhilfe schaffen. Mit SelectLine DMS scannen Sie das Dokument ein und stellen dieses innerhalb von Sekunden allen beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung. Das Stapeln von Papierdokumenten und langen Bearbeitungszeiten sowie eventuellen Medienbrüchen gehört ab sofort der Vergangenheit an und das Beste daran: Aufgaben bleiben nicht liegen.

Datensicherheit und Versionierung auf Knopfdruck

Sie haben den falschen Knopf gedrückt und Daten gelöscht? Kein Grund zur Panik. Auch hier bietet SelectLine DMS eine Funktion, Daten mit nur wenigen Klicks wiederherzustellen. Auch versehentlich überschriebene Dokumente sind nicht verloren. Dank einer automatischen Versionierung kann nicht nur der Entstehungsverlauf von Dokumenten nachvollzogen, sondern auch im Nachgang auf alte Versionen zugegriffen werden.

Auf der sicheren Seite mit der Datenspeicherung

SelectLine DMS gewährleistet, Informationen zentral und gesetzeskonform zu speichern. Legen Sie mittels Zugriffsrecht fest, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen darf. Dokumente werden sicher verwaltet, da alle Daten unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards übermittelt werden. Dabei bleiben die Dokumente zu jeder Zeit geschützt, da diese revisionssicher archiviert sind.

Minimaler Einrichtungsaufwand

Die Installation des Dokumentenmanagementsystems erfolgt über ein eigenständiges Setup. Mit nur wenigen Klicks wird die Aktivierung für die gewünschten Mandanten vorgenommen und Sie können mit der Archivierung direkt durchstarten. Ein detailliertes Ordnersystem geben wir Ihnen an die Hand. Zusätzlich können Sie nach der Aktivierung des DMS-Systems für einen Mandanten verschiedene Dokumente in Akten ablegen. Diese basieren auf den Kunden-, Lieferanten-, Interessenten- und/oder Mitarbeiterstamm des Mandanten aus Ihrer SelectLine Warenwirtschaft oder Ihrem SelectLine Rechnungswesen.

Das bieten wir Ihnen

SelectLine DMS PC

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem gehört heute zum Repertoire eines erfolgreichen Unternehmens.

SelectLine DMS ist komfortabel und einfach zu bedienen und bietet zahlreiche Funktionen, die Ihren Mitarbeiter/-innen die Arbeit erleichtern:

  • Kostenreduktion durch Beschleunigung von Geschäftsprozessen
  • Mitarbeiterentlastung dank schnellem Informationsfluss und vereinfachter Dokumentensuchfunktion
  • Platzersparnis auf Grund von papierloser Dokumentation
  • Gesetzeskonformes und revisionssicheres Arbeiten
  • Minimaler Einrichtungsaufwand

Highlights

Digital

Informationen digital bereitstellen und teilen
SelectLine DMS Dokumentensuche

Einfach

Dokumente schnell und einfach finden dank zentraler Ablage

Intuitiv

Kinderleicht in der Handhabung damit Ihre Mitarbeiter direkt durchstarten
SelectLine DMS

Sicher

Zugriffsrechte für Dokumente einfach auf Mitarbeiter zuschneiden

Dokumente zum SelectLine DMS

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Überzeugen Sie sich selbst von der einfachen Bedienung, der umfangreichen Funktionalität und den flexiblen Einsatzmöglichkeiten.

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FAQ

Lizenzierung

Welche Lizenzen benötige ich für das DMS?

Für das DMS wird neben einer Lizenz für das DMS selbst (SelectLine DMS.Server) auch mindestens eine Zugriffslizenz (SelectLine DMS.Client) benötigt. Die Zugriffslizenz dient dazu, Informationen aus dem DMS lesen zu können und in die Oberfläche des DMS zu gelangen. Auch ohne diese Lizenz kann jeder SelectLine Benutzer in das DMS archivieren, jedoch die Dateivorschau und die Recherchefunktion in SelectLine nicht benutzen.

Benötige ich eine Lizenz für die docuvita Schnittstelle?

Nein. Das DMS wird als eigenständiges Programm betrachtet und läuft nicht über die docuvita Schnittstelle.

Benötige ich eine Lizenz für die API?

Nein, es wird keine Lizenz für die SelectLine API benötigt.

Muss ich so viele DMS Benutzer wie SelectLine Benutzer lizenzieren?

Nein, es kann eine beliebige Anzahl an DMS Benutzern lizenziert werden unabhängig von der Anzahl der SelectLine Benutzer. Die Anzahl der DMS Benutzer bezieht sich auf die Anzahl der gleichzeitigen Zugriffe auf das DMS. Es werden trotzdem alle SelectLine Benutzer im DMS angelegt.

Ist der docuvita.Autoprofiler im DMS inklusive?

Nein, der docuvita.Autoprofiler wird nicht mit dem DMS ausgeliefert und steht für das DMS auch nicht zur Verfügung.

Bekomme ich zusätzlich zu den DMS Lizenzen auch eine neue Lizenz für die Warenwirtschaft / das Rechnungswesen?

Nein. Es werden lediglich die DMS Lizenzen benötigt, die während des DMS Setups eingespielt werden.

Muss ich das DMS für Nutzer der Warenwirtschaft und des Rechnungswesens separat lizenzieren?

Nein. Es wird nach dem Concurrent User Prinzip lizenziert. Die lizenzierten Nutzer können dabei für die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen gleichermaßen genutzt werden. Die lizenzierten Benutzer können jedoch nur in den Mandanten genutzt werden, für die das DMS aktiviert wurde.

Technische Fragen

Kann ich das DMS für die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen gleichzeitig verwenden?

Ja, das DMS kann sowohl für die Warenwirtschaft als auch das Rechnungswesen verwendet werden. Wird ein gekoppelter Mandant verwendet, ist keine weitere DMS Mandantenlizenz notwendig. Wird im Rechnungswesen ein gesonderter Mandant verwendet, wird eine Lizenz für einen weiteren Mandant benötigt.

Kann ich das DMS für mehrere SelectLine Mandanten verwenden?

Ja, für jeden weiteren SelectLine Mandant, der mit dem DMS verwendet werden soll, wird jedoch eine Lizenz für einen DMS Mandant benötigt.

Es ist nicht möglich, das DMS für einen Mandanten zu deaktivieren und dann für einen anderen zu aktivieren, ohne eine weitere DMS Mandantenlizenz einzuspielen. Für jeden SelectLine Mandanten wird genau ein DMS Mandant angelegt, der auch nur für diesen SelectLine Mandanten verwendet werden kann.

Kann ich nachträglich auf docuvita umsteigen?

Das ist derzeit nur durch eine Migration der DMS-Serverinstanz möglich. Wenden Sie sich hierzu an einen docuvita-Partner.

Wir beraten Sie gern zum SelectLine DMS

Ich bin damit einverstanden, dass meine personenbezogenen Daten von SelectLine Software GmbH zum Zweck meiner weiteren Betreuung und der Zusendung der Informationen verarbeitet und genutzt werden dürfen. Ich willige darin ein, Informationen zur SelectLine ERP-Software von einem der Fachhandelspartner der SelectLine Software GmbH in deren Auftrag zu erhalten. Ich willige zudem darin ein, dass mich dieser Fachhandelspartner darum ersuchen darf, mich in Zukunft selbst zum Zwecke der weiteren Bereitstellung von Informationen zu den vorstehend genannten Produkten zu kontaktieren. Ein Verkauf der personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt. Ich kann der Verarbeitung oder Nutzung meiner Daten jederzeit gegenüber der SelectLine Software GmbH widersprechen. Die Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ist jederzeit möglich. Mehr erfahren

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