Im Durchschnitt drucken österreichische Mitarbeiter pro Tag 19,7 Seiten. Rechnet man das auf ein mittelständisches Unternehmen mit 40 Mitarbeitern hoch, ergibt das 788 lose Dokumente pro Tag. Kaum vorstellbar, welche Mengen an Papier sich bei größeren Unternehmen so jährlich ansammeln.
Die Frage die sich dabei stellt ist, kann und muss eine solche Vielzahl an Dokumenten heutzutage noch von Hand verwaltet werden?
Ein Dokumenten-Management-System kann Abhilfe schaffen und dabei helfen die Herausforderungen im Umgang mit physischen Unterlagen, wie verlorene Dokumente, eingeschränkte Verfügbarkeiten, hohe Druck- sowie Papierkosten, lange Bearbeitungszeiten und unübersichtliche Ordnerstrukturen zu eliminieren.
Inhalt
Was ist ein DMS?
DMS ist die Abkürzung für Dokumenten-Management-System und bezeichnet die Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Diese datenbankgestützte Verwaltung hat das Ziel, Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen oder E-Mails zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. Dokumente werden mittels DMS elektronisch erfasst, in einer Datenbank zentral abgelegt, dokumentiert und verwaltet.
Vorteile eines DMS
Ein DMS unterstützt Unternehmen bei der Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.
Der Begriff DMS scheint zuerst selbsterklärend, doch welche Vorteile und Chancen sich für Unternehmen dahinter verbergen, erkennt man erst, wenn man genauer hinsieht.
Datensicherheit, Datenschutz, Zeit- und Kostenersparnis – sind Begriffe, die mit dem Einsatz eines DMS assoziiert werden. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile und Funktionen detailliert beleuchtet. Lassen Sie sich inspirieren, wie Sie ein DMS bei Ihrer Arbeit unterstützen kann.
Mehr Übersichtlichkeit und weniger Zettelwirtschaft
Bondrucker arbeiten nicht nach dem gleichen Prinzip wie die bekannten Tintenstrahl oder Lasedrucker, sondern der Druck erfolgt durch Hitze und einer chemischen Reaktion. Damit das möglich ist, wird besonderes Thermopapier benötigt, welches mit einer speziellen chemischen Beschichtung versehen ist.
Durch die Verwendung von eBon kann an der Kasse auf das Ausdrucken eines Kassenzettels verzichtet werden und dieser wird stattdessen digital auf dein Smartphone zugestellt. Damit schützen wir nicht nur die Umwelt in Form von der Reduzierung von Thermopapier, sondern sind natürlich auch Nachhaltig und reduzieren damit den Papierbedarf, entsprechend erfolgt der Umweltschutz auf der ganzen Kette – es werden weniger Bäume benötigt, der Transportbedarf wird verringert, auf die Chemikalien kann verzichtet werden.
Zugriff und Verfügbarkeit
Die Arbeitswelt wird immer mobiler und viele Jobs können mittlerweile remote erledigt werden. Manchmal ist der Arbeitsalltag unvorhersehbar und so kann es dazu kommen, dass wichtige Dokumente nicht verfügbar sind. Aus dem Homeoffice hat man keinen Zugriff auf die Papierdokumente im Büro und umgekehrt. Daher ist es sinnvoll, mit einem DMS zu arbeiten, welches einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff gewährleistet. Der Zugriff auf die DMS-Software kann als Terminal-Server, App oder Web-Variante abgebildet werden und bietet somit eine passende Lösung für fast jedes Anwendungsszenario.
Zusammenarbeit und Workflows
Gute Zusammenarbeit benötigt zwei Hauptkomponenten: Kommunikation und Information. Stellen Sie sich vor, Sie springen für einen Kollegen ein und wissen nicht, wo dieser die zu bearbeitenden Dokumente abgelegt hat. Das DMS dient als zentraler Mitteilungsstream. Innerhalb von Sekunden können Sie allen Beteiligten Dokumente zur Verfügung stellen. Ein in der Software hinterlegter Workflow sorgt für die Weiterleitung und Wiedervorlage von Dokumenten. Bearbeitungszeiten werden verkürzt und interne sowie externe Prozesse vereinheitlicht.
Mit einem DMS kann außerdem die gemeinsame Arbeit an einem Dokument erfolgen. Durch die Erstellung einer Revision bleibt das Originaldokument unverändert. Für jede Änderung wird eine neue Version des Dokuments erstellt und die Schritte werden dokumentiert. Parallel dazu können Sie mit der aktuellsten Version des Dokuments arbeiten. Neben dieser Funktion können benutzerspezifische Ansichten und Rechte den Dokumenten zugeordnet werden. Als Mitarbeiter sieht man nur die Dokumente, die man benötigt und bleibt konzentriert. Die Produktivität wird verbessert und Geschäftsbereiche werden automatisiert.
Datensicherheit und Versionierung auf Knopfdruck
Die Speicherung unternehmenskritischer Ressourcen ist relevant für die Geschäftskontinuität und Aufrechterhaltung der Kundenbeziehung. Das DMS gewährleistet die sichere Archivierung und den gesetzeskonformen Umgang mit Dokumenten. Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass der Entstehungsverlauf der Dokumente nachvollzogen und im Nachgang auf alte Versionen zugegriffen werden kann. Wenn Sie aus Versehen ein Dokument löschen oder überschreiben, kann das DMS mit wenigen Klicks die Dokumente wiederherstellen oder auf vorherige Versionen zugreifen. Wenn einige Dokumente, wie etwa wichtige Verträge, nur für eine Unternehmensabteilung bestimmt sind, können Sie Zugriffsrechte für Mitarbeiter festlegen. Alle diese Funktionen tragen dazu bei, dass Dokumente unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards verwaltet werden.
Einfache Suche
Eine Befragung von 1.000 Büroangestellten ergab, dass administrative Prozesse, die mit der Dokumentenablage zusammenhängen, im Schnitt zwei Stunden pro Tag einnehmen.
Das DMS führt Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zusammen verwaltet sie und reduziert so die Suchzeit auf ein Minimum. Damit aus dieser Fülle an Dokumenten, das gesuchte schnell und zuverlässig gefunden werden kann, besitzt ein Dokumenten-Management-System verschiedene Funktionen.
Besonders praktisch ist beispielsweise die Volltextsuche. Zusätzlich können Dokumente mit Informationen wie Datum, Kunden- oder Rechnungsnummer verknüpft werden. Dieser Vorgang ermöglicht es Ihnen, die Dokumente nach allen Inhalten zu filtern. Die Suche kann so entweder nach Text oder Metadaten erfolgen.
Automatisierung von Prozessen
Unternehmensprozesse sind auch heute noch eng mit Papierdokumenten verwoben. Ein Beispiel dafür ist die Rechnungsverarbeitung. Der Eingang einer Papierrechnung wird im höchsten Maß durch das manuelle einscannen automatisiert, indem das DMS sich um die Ablage kümmert. Besonders hilfreich ist die DMS-Software, wenn sie in andere Unternehmensprozesse eingebunden wird. Sie kann unter anderem die Verwaltung von technischen Informationen im Engineering oder die Dokumentenverwaltung im CRM- oder ERP-System vornehmen. Effiziente Arbeitsabläufe und die Wertschöpfungskette von Projekten werden so gesteigert. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen können Sie wertvolle Kosten und Zeit sparen.
SelectLine DMS
Alle Funktionen, die wir erläutert haben, werden durch das SelectLine Dokumenten-Management-System abgedeckt.
SelectLine DMS ist eine auf das zentrale, digitale Verwalten von Dokumenten aus der SelectLine zugeschnittene Dokumentenmanagementlösung. Es vereinheitlicht die Organisation und Koordination sämtlicher Schriftstücke im Unternehmen. Papierdokumente werden gescannt und danach im DMS verschlagwortet, indiziert und kategorisiert. DMS standardisiert den Prozess vom Erstellen, Bearbeiten, Versionieren bis zum zentralen Speichern von Dokumenten. Dabei ist der Zugriff auf das detaillierte Ordnersystem stets orts- und zeitunabhängig und sicher. Das DMS unterstützt außerdem, indem es bei der Archivierung die Dokumente automatisch mit Metadaten aus der Warenwirtschaft oder dem Rechnungswesen anreichert.
Neben diesen Funktionen bietet das SelectLine DMS eine intuitive Bedienung und einfache Einrichtung. Als vorkonfiguriertes System erfolgt die Installation über ein eigenständiges Set-up. Im Anschluss wird es mit dem vorhandenen SelectLine Programm verbunden. Das Einrichten einer Schnittstelle entfällt und die sonst aufwendige Konfiguration eines Dokumenten-Management-Systems wird erleichtert. Im Anschluss steht der automatischen und revisionssicheren Archivierung nichts mehr im Wege. Mit wenigen Klicks können gewünschte Mandanten aktiviert werden. Für einen Mandanten können verschiedene Akten abgelegt werden. Diese basieren auf Kunden-, Lieferanten-, Interessenten- und Mitarbeiterstamm aus Ihrer SelectLine Warenwirtschaft oder Rechnungswesen. Das Programm übernimmt selbstständig das Anlegen von Benutzern. Nur die Zuordnung zu Benutzergruppen muss händisch erfolgen.
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