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Was versteht man unter einem Kaufangebot und welchem Zweck dient es?
Das Kaufangebot, auch als Angebotsschreiben oder Offerte bezeichnet, spielt im geschäftlichen Kontext eine entscheidende Rolle im Beschaffungsvorgang. In der Regel reagiert ein Anbieter auf die Anfrage eines Interessenten oder potenziellen Kunden mit einem Angebotsschreiben. In diesem legt er die Bedingungen fest, unter denen er bereit ist, seine Waren zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen.
Obwohl es möglich ist, ein Kaufangebot formlos (mündlich oder telefonisch) abzugeben, ist die Schriftform üblicher. Nimmt der Interessent das Angebot an und gibt eine Bestellung auf, kommt es zu zwei übereinstimmenden Willenserklärungen, die einen rechtsgültigen Kaufvertrag begründen.
Falls die Bestellung des Kunden vom Kaufangebot abweicht, kann der Anbieter die anderslautende Bestellung mit einer Auftragsbestätigung akzeptieren, wodurch ebenfalls ein rechtsgültiger Kaufvertrag zustande kommt. Dieser regelt dann die Lieferung oder Erbringung der gewünschten Waren oder Dienstleistungen.
Was ist beim Verfassen eines Angebotsschreibens zu beachten?
Angebotsschreiben sind rechtlich bindend!
Es ist wichtig zu wissen, dass ein Angebotsschreiben aus rechtlicher Sicht verbindlich ist. Wenn der Interessent das Angebot akzeptiert und den Anbieter mit der Umsetzung der darin genannten Punkte beauftragt, ist dieser an die angebotenen Preise, Leistungen und Materialien gebunden. Wichtig ist zu beachten, dass die rechtliche Bindung erlischt, wenn die Bestellung vom Angebot abweicht, eine Bestellung nach Ablauf der Angebotsfrist eingeht oder bei rechtzeitigem Wiederruf.
Doch es gibt Ausnahmen!
Die rechtliche Bindung kann durch die Verwendung einer sogenannten Freizeichnungsklausel aufgehoben werden. Beispiele für solche Klauseln sind „unverbindlich“, „ohne Gewähr“, „ohne Obligo“, „Lieferung vorbehalten“, „Preis vorbehalten“ oder „solange der Vorrat reicht“. Hier gilt es zu beachten, dass ein freibleibendes Angebot keine Willenserklärung ist und somit rechtlich betrachtet auch kein Angebot darstellt. Nimmt der Kunde das Angebot an, gilt dies als erste Willenserklärung und muss mit einer zweiten Willenserklärung, der Annahme, akzeptiert werden.
Solch ein freibleibendes Angebot ist dann sinnvoll, wenn schwankende Kosten, Konditionen und Lieferzeiten im Spiel sind. Bestehen Unsicherheiten hinsichtlich der zu nennenden Preise, kann auch ein Kostenvoranschlag in Erwägung gezogen werden. Die hier getroffenen Aussagen über die Gesamtpreise dürfen in der Regel höchstens um 15 bis 20 Prozent überschritten werden. Falls eine solche Überschreitung eintritt, sollte der Anbieter den Kunden umgehend über diese informieren.
Wichtige Bestandteile eines Angebotsschreibens
Sofern nicht in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) anders angegeben, sollte ein Angebotsschreiben folgende Angaben enthalten:
- Unternehmensname
- Anschrift des Firmensitzes
- Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Umsatzsteuer-ID (ATU-Nummer)
- Anschrift des Angebotsempfängers
- Angebotsgegenstand mit Beschreibung der Dienstleistung oder Ware
- Mengenangaben
- Preisangaben, Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuersatz und eventuelle Rabatte
- Zusätzliche Kosten für Fracht und Verpackung
- Lieferzeit
- Zahlungsbedingungen
- Angebotsdatum und Gültigkeitsdatum
- Hinweis auf Gerichtsstand
Darüber hinaus ist es wichtig, das Angebotsschreiben optisch ansprechend zu gestalten, da es sich oft um den ersten schriftlichen Kontakt mit dem Interessenten handelt. Auch ein freundlich formulierter Satz zum Abschluss, wie „Wir hoffen, dieses Angebot ist für Sie von Interesse und würden uns freuen, wenn Sie uns den Auftrag erteilen“ wertet das Kaufangebot auf und hinterlässt einen positiven Eindruck.
Musterbeispiel Kaufangebot
Um Angebote zügig, professionell und unkompliziert zu erstellen, ist die Verwendung einer ERP-Software empfehlenswert. Das nachfolgende Musterbeispiel wurde mit dem Warenwirtschaftsprogramm der SelectLine erstellt:
In unserem Videotutorial haben wir Ihnen die Angebotserstellung mithilfe der SelectLine noch einmal zusammengefasst:
Beachten Sie bitte, dass dieser Artikel keine Rechts- und Steuerberatung darstellt und aufgrund möglicher Sonderregelungen oder Versäumnisse unsererseits kein Ersatz für eine fachkundige Beratung ist.
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