Alles rund um das Kaufangebot – was muss enthalten sein, wie formuliert man es, was muss dabei beachtet werden? Inklusive Musterbeispiel

Was versteht man unter einem Kauf­angebot und welchem Zweck dient es?

Das Kauf­angebot, auch als Angebots­schreiben oder Offerte bezeichnet, spielt im geschäftlichen Kontext eine entscheidende Rolle im Beschaffungs­vorgang. In der Regel reagiert ein Anbieter auf die Anfrage eines Interessenten oder potenziellen Kunden mit einem Angebots­schreiben. In diesem legt er die Bedingungen fest, unter denen er bereit ist, seine Waren zu liefern oder eine Dienst­leistung zu erbringen.

Obwohl es möglich ist, ein Kauf­angebot formlos (mündlich oder telefonisch) abzugeben, ist die Schrift­form üblicher. Nimmt der Interessent das Angebot an und gibt eine Bestellung auf, kommt es zu zwei übereinstimmenden Willens­erklärungen, die einen rechts­gültigen Kauf­vertrag begründen.

Falls die Bestellung des Kunden vom Kauf­angebot abweicht, kann der Anbieter die anderslautende Bestellung mit einer Auftrags­bestätigung akzeptieren, wodurch ebenfalls ein rechts­gültiger Kauf­vertrag zustande kommt. Dieser regelt dann die Lieferung oder Erbringung der gewünschten Waren oder Dienst­leistungen.

Was ist beim Verfassen eines Angebots­schreibens zu beachten?

Angebots­schreiben sind rechtlich bindend!

Es ist wichtig zu wissen, dass ein Angebots­schreiben aus rechtlicher Sicht verbindlich ist. Wenn der Interessent das Angebot akzeptiert und den Anbieter mit der Umsetzung der darin genannten Punkte beauftragt, ist dieser an die angebotenen Preise, Leistungen und Materialien gebunden. Wichtig ist zu beachten, dass die rechtliche Bindung erlischt, wenn die Bestellung vom Angebot abweicht, eine Bestellung nach Ablauf der Angebots­frist eingeht oder bei recht­zeitigem Wieder­ruf.

Doch es gibt Ausnahmen!

Die rechtliche Bindung kann durch die Verwendung einer sogenannten Freizeichnungs­klausel aufgehoben werden. Beispiele für solche Klauseln sind „unverbindlich“, „ohne Gewähr“, „ohne Obligo“, „Lieferung vorbehalten“, „Preis vorbehalten“ oder „solange der Vorrat reicht“. Hier gilt es zu beachten, dass ein frei­bleibendes Angebot keine Willens­erklärung ist und somit rechtlich betrachtet auch kein Angebot darstellt. Nimmt der Kunde das Angebot an, gilt dies als erste Willens­erklärung und muss mit einer zweiten Willens­erklärung, der Annahme, akzeptiert werden.

Solch ein frei­bleibendes Angebot ist dann sinnvoll, wenn schwankende Kosten, Konditionen und Liefer­zeiten im Spiel sind. Bestehen Unsicherheiten hinsichtlich der zu nennenden Preise, kann auch ein Kosten­voranschlag in Erwägung gezogen werden. Die hier getroffenen Aussagen über die Gesamt­preise dürfen in der Regel höchstens um 15 bis 20 Prozent überschritten werden. Falls eine solche Über­schreitung eintritt, sollte der Anbieter den Kunden umgehend über diese informieren.

Wichtige Bestandteile eines Angebots­schreibens

Sofern nicht in den Allgemeinen Geschäfts­bedingungen (AGB) anders angegeben, sollte ein Angebots­schreiben folgende Angaben enthalten:

• Unternehmensname
• Anschrift des Firmensitzes
• Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Umsatzsteuer-ID (ATU-Nummer)
• Anschrift des Angebotsempfängers
• Angebotsgegenstand mit Beschreibung der Dienstleistung oder Ware
• Mengenangaben
• Preisangaben, Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuersatz und eventuelle Rabatte
• Zusätzliche Kosten für Fracht und Verpackung
• Lieferzeit
• Zahlungsbedingungen
• Angebotsdatum und Gültigkeitsdatum
• Hinweis auf Gerichtsstand

Darüber hinaus ist es wichtig, das Angebots­schreiben optisch ansprechend zu gestalten, da es sich oft um den ersten schriftlichen Kontakt mit dem Interessenten handelt. Auch ein freundlich formulierter Satz zum Abschluss, wie „Wir hoffen, dieses Angebot ist für Sie von Interesse und würden uns freuen, wenn Sie uns den Auftrag erteilen“ wertet das Kauf­angebot auf und hinterlässt einen positiven Eindruck.

Musterbeispiel Kauf­angebot

Um Angebote zügig, professionell und unkompliziert zu erstellen, ist die Verwendung einer ERP-Software empfehlenswert. Das nachfolgende Muster­beispiel wurde mit dem Warenwirtschafts­programm der SelectLine erstellt:

In unserem Videotutorial haben wir Ihnen die Angebots­erstellung mithilfe der SelectLine noch einmal zusammengefasst:

Beachten Sie bitte, dass dieser Artikel keine Rechts- und Steuer­beratung darstellt und aufgrund möglicher Sonder­regelungen oder Versäumnisse unsererseits kein Ersatz für eine fach­kundige Beratung ist.