Die Macht der Ordnung: Wie Dokumenten­managementsysteme Ihr Büro revolutionieren können

Tag für Tag drucken öster­reichische Beschäftigte unzählige Seiten Papier am Arbeits­platz aus. Stellen Sie sich ein mittel­ständisches Unternehmen mit 80 Angestellten vor: Das summiert sich auf rund 1.496 einzelne Blätter täglich. Bei größeren Betrieben ist es kaum noch vorstellbar, welche Papier­berge sich da im Laufe eines Jahres ansammeln. Ist es in der heutigen Zeit überhaupt noch möglich, diese Flut an Papier­dokumenten effizient manuell zu bewältigen?

Es gibt zahlreiche Hürden im Umgang mit physischen Unter­lagen zu meistern – verloren gegangene Dokumente, begrenzte Zugänglichkeit, steigende Druck- und Papier­kosten, langwierige Bearbeitungs­zeiten und chaotische Ablage­systeme sind nur einige davon. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) kann hier die Lösung bieten und helfen, Unternehmens­prozesse in die digitale Welt zu überführen. In unserem Blog­beitrag gehen wir darauf ein, was ein DMS ausmacht und welche Vorteile es für Ihr Unternehmen bringen kann.

Was versteht man unter einem DMS?

DMS steht für ‚Dokumenten-Management-System‘, ein Begriff, der eine Software zur Hand­habung elektronischer Dokumente umschreibt. Ziel dieser datenbank­basierten Systeme ist es, Dokumente wie Liefer­scheine, Rechnungen oder E-Mails nicht nur zu archivieren, sondern sie auch unternehmens­weit zugänglich zu machen. Mit einem DMS werden Dokumente elektronisch erfasst, zentral in einer Daten­bank gespeichert, dokumentiert und verwaltet. In Österreich schließt dies insbesondere die rechts­konforme Archivierung ein, entsprechend den nationalen Gesetzen und Verordnungen zur ordnungs­gemäßen Führung und Auf­bewahrung von Belegen in elektronischer Form sowie zum Zugriff auf diese Daten.

Nutzen eines Dokumenten-Management-Systems

Effiziente Organisation und digitale Archivierung

Ein DMS erleichtert öster­reichischen Unternehmen die Organisation und Koordination von Dokumenten. Es dient als digitales Archiv, welches Papier­dokumente überflüssig macht – Rechnungen und Verträge werden ein­gescannt und so physische Archive ersetzt. Dadurch wird der Arbeits­fluss digitalisiert, was niedrigere Kosten und weniger Aufwand bedeutet.

Verbesserte Übersicht und Zugriff

In der heutigen digitalen Landschaft werden viele Daten elektronisch erfasst. Ein DMS hilft, den Überblick über diese Daten­mengen zu behalten und verwaltet sowohl neue als auch bereits bestehende digitale Dokumente. Es bietet orts- und zeitun­abhängigen Zugriff, sodass beispiels­weise aus dem Home­office auf wichtige Dokumente zugegriffen werden kann.

Optimierte Zusammen­arbeit und Workflows

Das DMS verbessert die Kommunikation und Information innerhalb des Unternehmens. Dokumente können rasch bereit­gestellt und Workflows für die Dokumenten­weiterleitung automatisiert werden. Dies verkürzt Bearbeitungs­zeiten und vereinheitlicht Prozesse. Zudem unterstützt das System die kollaborative Arbeit und verwaltet verschiedene Dokument­versionen und Zugriffs­rechte.

Höchste Daten­sicherheit und einfache Versionierung

Für österreichische Betriebe bietet das DMS eine revisions- und gesetzes­konforme Archivierung von Dokumenten. Die automatische Versionierung ermöglicht es, den Entstehungs­verlauf nachzu­vollziehen und erleichtert den Zugriff auf alte Versionen. Zugriffs­rechte können festgelegt werden, um die Sicherheit von sensiblen Dokumenten zu gewährleisten.

Effiziente Such­funktionen

Ein DMS reduziert die Zeit, die für die Suche nach Dokumenten benötigt wird, erheblich. Mit Funktionen wie Volltext­suche und der Möglichkeit, Dokumente mit zusätzlichen Informationen zu verknüpfen, wird das Auffinden spezifischer Dokumente beschleunigt.

Prozess­automatisierung und Integration

Durch die Automatisierung wie etwa bei der Rechnungs­verarbeitung oder die Integration in andere Unternehmens­systeme, wie CRM oder ERP, unterstützt ein DMS die Effizienz­steigerung in Unternehmen. Dies führt zu einer erhöhten Wert­schöpfung und bedeutenden Einsparungen bei Kosten und Zeit.

DMS von SelectLine

Dokumenten­management umfasst in der Geschäfts­welt weit mehr, als auf den ersten Blick erkennbar ist. Angepasst an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens, kann ein DMS zeitraubende Routine­aufgaben übernehmen und so mehr Raum für wesentliche Tätigkeiten schaffen. All jene Funktionen, die wir zuvor besprochen haben, werden vom SelectLine Dokumenten-Management-System abgedeckt.

SelectLine DMS ist eine Lösung, die speziell für das zentrale, digitale Verwalten von Dokumenten innerhalb der SelectLine Produkt­palette entwickelt wurde. Es sorgt für eine einheitliche Organisation und Koordination aller unternehmens­relevanten Schrift­stücke. Papier­dokumente werden eingescannt und anschließend im DMS verschlag­wortet, indiziert und kategorisiert. Das System standardisiert sämtliche Prozesse – von der Erstellung über die Bearbeitung und Versionierung bis hin zur zentralen Speicherung von Dokumenten. Zugriffe sind dabei jederzeit und überall, sicher und zuverlässig, möglich. Zusätzlich bereichert das DMS die archivierten Dokumente automatisch mit Meta­daten aus Bereichen wie der Waren­wirtschaft oder dem Rechnungs­wesen.

Das SelectLine DMS zeichnet sich durch eine intuitive Bedienung und leichte Einrichtung aus. Als vor­konfiguriertes System ist die Installation schnell durch ein eigen­ständiges Setup erledigt. Es wird nahtlos mit der bestehenden SelectLine Software verbunden, was die sonst komplizierte Einrichtung eines DMS vereinfacht. Nach der Installation wird die automatische und revisions­sichere Archivierung zum Kinder­spiel. Mit nur ein paar Klicks können die erforderlichen Mandanten aktiviert werden, für die dann verschiedene Akten, basierend auf Kunden-, Lieferanten-, Interessenten- und Mitarbeiter­daten aus der SelectLine Waren­wirtschaft oder dem Rechnungs­wesen, hinterlegt werden können. Das System legt Benutzer automatisch an, lediglich die Zuordnung zu Benutzer­gruppen muss manuell erfolgen.

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