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Alles über Warenwirtschaftssysteme: Ein umfassender Leitfaden zu Funktionen, Zielen, Kosten und den besten Anbietern

// 18.12.2023

Ein Warenwirtschaftssystem, oft kurz als WaWi oder WWS bezeichnet, ist ein System, das auf Computertechnik basiert, um Lagerbestände und deren Veränderungen effektiv zu erfassen und zu verarbeiten. Ziel ist es, den Warenfluss innerhalb des Unternehmens optimal zu steuern.

Nicht nur große Handelsunternehmen oder Ketten setzen auf solche Systeme, sondern auch kleinere und mittlere Betriebe profitieren zunehmend von der digitalen Verwaltung ihrer Waren.

 

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

 

Bestandteile und Möglichkeiten eines Warenwirtschaftssystems

Die Betriebsprozesse von Firmen variieren stark, was zu unterschiedlichen Bedürfnissen in Bezug auf die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems führt. Im Folgenden finden Sie eine umfassende Darstellung der Bestandteile und Möglichkeiten:

 

Funktionen und Intentionen eines Warenwirtschaftssystems

Die primären Funktionen eines Warenwirtschaftssystems bestehen darin, den Warenfluss zu kontrollieren, relevante Informationen über Produkte und Kunden zu sammeln und verfügbar zu machen, das Erstellen von Rechnungen zu erleichtern, die Bestandsaufnahme zu unterstützen und statistische Auswertungen bereitzustellen. All diese Aufgaben dienen dem übergeordneten Ziel, die strategischen Pläne und Vorgaben der Unternehmensführung in die Praxis umzusetzen.

 

Welche Kriterien muss ein Warenwirtschaftssystem erfüllen?

Die Kriterien für ein Warenwirtschaftssystem ergeben sich direkt aus seinen Zielvorgaben. Es geht dabei nicht nur um die Erfassung und Dokumentation des tatsächlichen Warenverkehrs und der Lagerbestände, sondern zunehmend auch um die Bereitstellung von Informationen. Ein effizientes Warenwirtschaftssystem muss folgende Informationsqualitäten sicherstellen:

  • Die Informationen sollten stets auf dem neuesten Stand sein, um schnelle Entscheidungen zu fördern.
  • Die Daten müssen präzise sein, um den Unternehmenserfolg nachvollziehbar zu machen.
  • Informationen sollten kontinuierlich zugänglich sein.
  • Die Daten sollten sich für umfassende Analysen entsprechend verdichten und aufbereiten lassen, um flexible Auswertungen zu ermöglichen.

Zusätzlich ist es wichtig, dass sich das Warenwirtschaftssystem nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren lässt, um eine einfache und effiziente Verarbeitung zu gewährleisten.

 

Die Nutzenaspekte eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem ist ein entscheidender Faktor für die Effizienz und den Erfolg eines Unternehmens. Es vereinfacht das Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen und spart dadurch wertvolle Zeit. Daten lassen sich zentral und ordentlich verwalten, was die Übersichtlichkeit erhöht. Auch eine umfangreiche und optimierte Lagerhaltung, selbst über mehrere Lagerorte hinweg, wird möglich. Durch Echtzeit-Auswertungen gewährleistet das System eine hohe Transparenz. Weiterhin unterstützt es die Sortimentsoptimierung durch den Zugriff auf tagesaktuelle Umsatzstatistiken pro Produkt. Bei umfangreicheren Systemen kommen zusätzliche Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM-System) hinzu, die unter anderem die Steuerung von Marketingaktionen erleichtern, und die Produktionsplanung unterstützen.

 

Kategorisierung von Warenwirtschaftssystemen: Geschlossen, Offen und Integriert

Es gibt verschiedene Typen von Warenwirtschaftssystemen, die sich in ihrer Struktur und Integrationsweise unterscheiden:

Bei einem geschlossenen System werden sämtliche betriebswirtschaftliche Prozesse – von Einkauf und Vertrieb über Produktion bis hin zur Lagerhaltung – durch eine einheitliche Softwarelösung verwaltet.

Ein offenes System hingegen gestattet es, einzelne Unternehmensfunktionen mit externen Systemen zu verknüpfen, die dann über entsprechende Schnittstellen integriert werden.

Ein integriertes System verfügt nicht nur über alle oben genannten Module, sondern bietet auch Anbindungen an externe Stellen wie Banken, Lieferanten oder Marktforschungsinstitute, wobei ein Beispiel hierfür die Plattform von Amazon ist.

 

Vergleich und Abgrenzung: Warenwirtschaftssysteme vs. ERP-Systeme

Die Abgrenzung zwischen Warenwirtschaftssystemen und ERP-Systemen (Enterprise-Resource-Planning) wird zunehmend unschärfer, besonders wenn es um den Funktionsumfang geht. Warenwirtschaftssysteme konzentrieren sich in der Regel auf die Logistikkomponenten eines Betriebs, wie Einkauf, Lagerhaltung und Vertrieb. Sobald zusätzliche Funktionen wie Personalwirtschaft oder Dokumentenmanagement integriert werden, bewegt man sich in Richtung eines ERP-Systems. ERP-Systeme sind umfassender angelegt und zielen darauf ab, sämtliche Ressourcen eines Unternehmens – darunter Kapital, Personal, Betriebsmittel und Technologien – effektiv im Hinblick auf die Unternehmensziele zu planen und einzusetzen.

 

Struktur und Komponenten eines Warenwirtschaftssystems

Die Architektur eines Warenwirtschaftssystems stützt sich auf eine zentrale Datenbank, die als Kernstück der Anwendungssoftware dient. Diese Datenbank ist verantwortlich für die Organisation und Verwaltung von Stammdaten sowie Bewegungsdaten, die nach einer spezifischen Struktur geordnet sind. Hier wird der Aufbau vereinfacht wiedergegeben:

Stammdaten umfassen Objekte, die in der Datenbank in Form von Datensätzen erfasst werden, wie beispielsweise Kunden, Lieferanten, Produkte oder Stücklisten. In Bezug auf diese Stammdaten werden Bewegungsdaten festgehalten, welche die wirtschaftlichen Vorgänge des Unternehmens repräsentieren. Diese umfassen sowohl finanzielle Transaktionen – wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen – als auch Warenbewegungen, die durch Lagerzugänge und Lieferscheine dokumentiert werden, und sind in separaten Datensätzen hinterlegt.

 

Erweiterungsfähigkeit von Warenwirtschaftssystemen

Die Erweiterbarkeit von Warenwirtschaftssystemen durch zusätzliche Module oder Funktionen variiert je nach gewähltem Softwareanbieter. Einige Beispiele für mögliche Zusatzmodule sind:

  • Ein CRM-Modul, das idealerweise in die Warenwirtschaft integriert ist.
  • Verwaltung von Rücksendungen, auch RMA genannt.
  • Eine Produktionsplanung, die insbesondere für produzierende Unternehmen und die Fertigungssteuerung von Bedeutung ist.
  • Ein elektronisches Kassensystem, auch PC-Kasse genannt.
  • Die Verwaltung offener Posten, was eine Grundform der Buchhaltung darstellt.
  • Buchhaltungssoftware, die mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden ist.
  • Mobile Lösungen für den Einsatz unterwegs, etwa im Außendienst.
  • Ein integrierter Online-Shop und
  • Komplettlösungen für E-Commerce mit Anbindungen an Marktplätze und Online-Shop-Systeme.

Es ist ratsam, die verfügbaren Zusatzmodule des Softwareanbieters sorgfältig zu prüfen, auch wenn sie momentan im Unternehmen noch nicht benötigt werden. Sollten später zusätzliche Funktionen erforderlich sein, können die Nachrüstung oder Integration von Modulen anderer Hersteller die Systemleistung beeinträchtigen und höhere Kosten verursachen.

 

Investitionen in Warenwirtschaftssysteme

Die Ausgaben für ein Warenwirtschaftssystem variieren stark und sind abhängig von der Größe und den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens sowie den unterschiedlichen Preismodellen der Softwareanbieter. Einige Hersteller offerieren ihre Systeme auf Mietbasis mit monatlichen Gebühren, beginnend bei etwa 30 Euro pro Monat für einen Arbeitsplatz. Andere verlangen eine Einmalzahlung, die je nach Systemanforderungen von 500 Euro bis zu mehreren Tausend Euro reichen kann. Diese Angaben dienen lediglich als erste Anhaltspunkte, denn ohne eine detaillierte Analyse des tatsächlichen Bedarfs sind sie nicht verbindlich. Bei umfangreichen Projekten werden oft individuelle Projektpreise ausgehandelt.

Zu berücksichtigen ist auch, dass zusätzliche Kosten für die Einrichtung und den Support durch einen autorisierten Fachhändler entstehen können, sowie interne Kosten, etwa für die Auswahl und Implementierung des Systems oder für Schulungen, die vorübergehend die Produktivität beeinträchtigen können. Es ist empfehlenswert, diese potenziellen Ausgaben von Anfang an in die Kostenplanung einzubeziehen.

 

Auswahl von Warenwirtschaftssystem-Anbietern: Individual-, Branchen- und Standardlösungen

Die Landschaft der Anbieter von Warenwirtschaftssystemen lässt sich in drei Hauptkategorien einteilen:

Bei der Individualsoftware liegen die Vorteile in der maßgeschneiderten Entwicklung, die sich genau nach den spezifischen Prozessen und Abläufen eines Unternehmens richtet. Die Wahl von Hard- und Softwarearchitektur ist dabei frei. Die Nachteile liegen in der möglicherweise geringen Flexibilität und der Abhängigkeit von einzelnen Softwareentwicklern, was zu Risiken bei Support und Weiterentwicklung führen kann.

Branchensoftware bietet den Vorteil der spezifischen Anpassbarkeit an Branchenerfordernisse, wie z.B. die Integration bestimmter Datenaustausch-Schnittstellen. Allerdings könnte das weniger dichte Vertriebsnetz zu Herausforderungen bei der lokalen Unterstützung führen.

Kaufmännische Standardsoftware punktet mit kalkulierbaren Kosten und einer guten lokalen Betreuung. Sie ist modular aufgebaut und dadurch flexibel einsetzbar. Hier muss jedoch beachtet werden, dass die Hardwareanforderungen und die individuellen Anpassungsmöglichkeiten mit den Bedürfnissen des Unternehmens harmonieren.

Zudem verschmelzen immer häufiger die Grenzen zwischen Branchen- und Standardsoftware, da letztere durch modulare Erweiterungen zunehmend branchenspezifisch konfigurierbar wird.

Das ERP-System der SelectLine Software GmbH wurde beispielsweise vom Kompetenzzentrum Usability für den Mittelstand (KUM) hinsichtlich seiner Benutzerfreundlichkeit positiv bewertet, insbesondere in den Bereichen Steuerbarkeit, Individualisierbarkeit und Lernförderlichkeit.

Entscheidend bei der Auswahl eines Systems sollte sein, dass Wartung und Weiterentwicklung gewährleistet sind, um langfristige Investitionen zu sichern und nicht durch rasche technologische oder branchenspezifische Veränderungen zur Systemumstellung gezwungen zu sein.

 

Beweggründe für die Implementierung von Warenwirtschaftssystemen

Unternehmen führen Warenwirtschaftssysteme aus einer Reihe von Gründen ein, die so individuell wie die Unternehmen selbst sind. Nach einer Befragung von Online-Händlern gehören zu den häufigsten Motiven die Schaffung eines konsistenten Datenpools im Unternehmen, die Automatisierung von Prozessen zur Reduzierung manueller Vorgänge und eine erhöhte Prozesstransparenz. Zusätzlich treiben oft ineffiziente Arbeitsabläufe, ein unzureichendes Berichtswesen an die Unternehmensführung oder das Ziel einer effizienteren Warenzusammenstellung solche Implementierungen voran.

Schlüsselfaktoren für die Implementierung von Warenwirtschaftssystemen

Mit einer Expertise von über 30 Jahren im Bereich kaufmännischer Software und ERP-Systeme sind uns die Herausforderungen bei der Einführung neuer Unternehmenssoftware wohl bekannt. Wir bieten Ihnen einen Leitfaden für eine erfolgreiche Implementierung Ihrer Warenwirtschaft, den Sie als PDF herunterladen und als Checkliste nutzen können:

>> Hier klicken für den kostenfreien Leitfaden: Erfolgreiche Einführung eines Warenwirtschaftssystems – Neun essenzielle Tipps (PDF) <<

Ein wichtiger Rat von uns: Sammeln Sie Referenzen. Falls Sie sich noch in der Orientierungsphase befinden und sich noch nicht für einen spezifischen Anbieter entschieden haben, suchen Sie nach Erfahrungen anderer Firmen aus Ihrer oder verwandten Branchen.

Zudem sollten Sie Ihren potenziellen Warenwirtschaftsanbieter oder dessen lokale Partner direkt auf mögliche Unterstützung bei der Implementierung und Schulungen ansprechen.

Videoratgeber zu Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssystemen

Eine visuelle Zusammenfassung des Blogartikels finden Sie hier im Video:

 

Für detaillierte Einblicke in die Struktur eines Warenwirtschaftssystems werfen Sie einen Blick auf dieses Video:

 

Entdecken Sie unsere umfassende Videoplaylist (10 Videos), die sich mit verschiedenen Aspekten von Warenwirtschaftssystemen befasst, hier:

 

Visualisierte Einblicke in das Warenwirtschaftssystem

Entdecken Sie die umfassende Präsentation „Die SelectLine Warenwirtschaft im Überblick“ auf SlideShare, die Ihnen einen klaren Überblick über das System verschafft.

 

Um aus einem Warenwirtschaftssystem den größtmöglichen Nutzen zu ziehen, muss es präzise auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sein und die Geschäftsprozesse effektiv unterstützen.

Ein autorisierter Fachhändler in Ihrer Nähe kann Sie bei dieser Anpassung kompetent unterstützen.

Dieser Artikel hat die am häufigsten gestellten Fragen zu Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssystemen behandelt.

 

Falls Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, Kontakt aufzunehmen: >> LINK <<

 

Für Informationen rund um ERP-Systeme besuchen Sie bitte: https://www.das-erp-system.de/lexikon/was-ist-ein-erp-system/


Matthias Wimmer

Matthias Wimmer

Matthias ist General Manager bei der SelectLine Software GmbH. Als solcher kümmert er sich um Vertrieb, Partnerbetreuung, Marketing und Produktmanagement österreichischer Themen der SelectLine Lösungen. Außerhalb der Arbeit trifft man ihn in der Natur beim Wandern mit seinen 2 Kindern, beim Schwimmen oder vor dem Griller, wenn Fleisch, Fisch oder vegetarische Gerichte von der Flamme geküsst werden.



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