Die Nutzung der Proforma-Rechnung: Einsatzgebiete und notwendige Informationen

Der Terminus „Proforma-Rechnung“ mag nicht jedem Unternehmer sofort ein Begriff sein. Insbesondere für Neu­gründer, Personen im Gewerbe oder Free­lancer, die gerade ihre ersten Schritte in ihrer beruflichen Lauf­bahn machen, steht die Kunden­zufriedenheit im Fokus. Zwischen all den Aufgaben finden Buch­führung und Fakturierung oft nur in knapp bemessenen Zeit­fenstern statt, und die Ausfertigung von Rechnungen – insbesondere Proforma-Rechnungen – möchte man möglichst effizient gestalten.

Doch gerade im Online-Handel – dem Verkauf von Produkten via Internet – gewinnt die Proforma-Rechnung in vielerlei Geschäfts­feldern an Bedeutung. Sie dient als rasches und unkompliziertes Instrument, um dem Kunden Klarheit über die erworbenen Produkte zu verschaffen. Diesen Nutzen können sowohl Einzel­unternehmer als auch Betriebe kleiner bis mittlerer Größe für sich verbuchen. Was ist also das Wesentliche, das Sie über diese spezielle Form der Rechnungs­stellung wissen sollten?

Was genau bedeutet der Begriff „Proforma-Rechnung“?

Es handelt sich hierbei um eine Art Vorab­rechnung, die dazu dient, den Wert oder die Einzel­heiten einer Waren­sendung oder einer erbrachten Dienst­leistung zu dokumentieren. Mit einer solchen Rechnung kann Ihr Kunde eindeutig erkennen, welche Produkte oder Dienst­leistungen er in welcher Anzahl erworben hat. Insbesondere im Online-Handel erleichtert die Proforma-Rechnung den Kauf­prozess sowohl für Sie als auch für Ihre Kund­schaft. Der Online-Einkauf ist oft eine Frage von Sekunden. Indem Sie Ihren Kunden unmittelbar nach dem Einkauf eine Proforma-Rechnung zukommen lassen, stellen Sie ihm einen überzeugenden Beleg über den Wert der erhaltenen Ware zur Verfügung.

Welchen Nutzen bietet diese Rechnungs­form?

Diese Rechnungs­variante ermöglicht es, direkt nach dem Kauf­abschluss die Details des Erwerbs schriftlich zu fixieren. Sie legt exakt dar, welche Artikel gekauft wurden und dokumentiert den dafür angesetzten Preis. Der Abnehmer erhält dadurch die Möglich­keit, unverzüglich zu überprüfen, ob das Geschäft seinen Wünschen gerecht wird und ob er den geforderten Preis akzeptieren möchte. Zudem bietet es die Gelegen­heit, Quantität und Beschaffen­heit der gekauften Produkte zu überblicken. So lassen sich mögliche Unstimmig­keiten noch vor der Zustellung ausbessern, was beiden Parteien aufwendige und kost­spielige Retouren erspart.

Häufig kommt die Proforma-Rechnung bei Geschäften mit Nicht-EU-Ländern zum Einsatz, also wenn Handel über EU-Außen­grenzen hinweg statt­findet und Zoll­verfahren relevant werden. In diesem Kontext dient die Rechnung als Beleg für die Zoll­anmeldung oder als Wert­nachweis der Ware. Für Käufer ist sie insbesondere dann von Bedeutung, wenn Anzahlungen geleistet werden.

Moderne Warenwirtschafts­systeme ermöglichen es, eine Proforma-Rechnung genauso einfach zu erstellen wie später in eine endgültige Rechnung umzuwandeln.

Was sollte in einer Proforma-Rechnung angegeben werden?

Eine Proforma-Rechnung muss, ähnlich einer Standard­rechnung, verschiedene Pflicht­angaben beinhalten:

• Die Kennzeichnung als „Proforma-Rechnung“ oben im Dokument
• Das Logo und den Namen Ihres Unternehmens
• Ihre Kontakt­informationen
• Den Namen und die Adresse des Abnehmers
• Das Datum der Rechnungs­ausstellung
• Eine Auflistung der Artikel oder Dienst­leistungen, jeweils einzeln aufgeführt
• Eine detaillierte Beschreibung jedes Postens, einschließlich Merkmale wie Farbe, Größe oder Artikelnummer
• Den Einzel­preis für jeden Artikel
• Die Kosten für Zusatz­leistungen wie Verpackung, Fracht, Versicherung oder Zollgebühren
• Die Mehrwert­steuer, sofern Sie mehrwertsteuer­pflichtig sind und nicht die Kleinunternehmer­regelung gemäß § 19 UStG nutzen
• Die Gesamtsumme der Kosten
• Die Zahlungs­modalitäten
• Ihre handschriftliche Unterschrift oder ein digitales Signatur­äquivalent

Im Anschluss ist ein Muster einer Proforma-Rechnung aufgeführt, welche mit der Warenwirtschafts­software SelectLine generiert wurde:

Inwiefern weicht eine Proforma-Rechnung von einer herkömmlichen Rechnung ab?

Es existieren spezifische, signifikante Differenzen zwischen einer Proforma-Rechnung und einer Standard­rechnung:

• Die Proforma-Rechnung muss klar als solche gekenn­zeichnet sein, also explizit als „Proforma-Rechnung“ ausgewiesen werden.
• Im Gegensatz zu einer endgültigen Rechnung wird keine fort­laufende Rechnungs­nummer vergeben.
• Sie dient als Nach­weis über einen Kauf, stellt jedoch keine direkte Aufforderung zur Zahlung an den Kunden dar.

Des Weiteren ist sie nicht mit einem Kosten­voranschlag gleich­zusetzen. Während ein Kosten­voranschlag in der Form eines Briefes daherkommt, hat eine Proforma-Rechnung die optische Gestalt einer regulären Rechnung. Sie gibt dem Kunden die Option zu bewerten, ob er den Erwerb wie vorgesehen tätigen möchte oder ob Änderungen nötig sind. Sie als Verkäufer haben die Möglichkeit, die Rechnung entweder in gedruckter Form oder digital per E-Mail zu übermitteln.

Wie fertigt man eine adäquate Proforma-Rechnung an?

Besonders wenn Sie Ihre unternehmerische Lauf­bahn gerade erst beginnen oder als frischer Selbst­ständiger tätig sind, könnte sich die Frage aufdrängen, ob die Anschaffung einer spezialisierten Software für die Rechnungs­erstellung notwendig ist. Bei einer überschau­baren Anzahl von Proforma- oder Standard­rechnungen können Sie problemlos auf wieder­verwendbare Vorlagen setzen und diese mit den jeweiligen, aktuellen Informationen für Ihre Kund­schaft ausfüllen.

Mit zunehmendem Geschäfts­volumen wächst jedoch die Menge der zu erstellenden Rechnungen. Wenn der manuelle Aufwand untragbar wird, ist der Zeit­punkt gekommen, auf ein professionelles Warenwirtschafts­system umzusteigen.

Eine ideale Software­lösung ist vollständig in die Geschäfts­prozesse, vom Einkauf über den Verkauf bis hin zur Lager­haltung, integriert. Dies ermöglicht es Ihnen, Verkäufe im System nur einmal zu erfassen und alle relevanten Daten unmittelbar für die Buch­haltung digital zu verarbeiten. So gewinnen Sie wert­volle Zeit für die Rechnungs­legung, die Sie in den Service für Ihre Kunden und die Qualität Ihrer Produkte investieren können.

SelectLine verspricht eine anpassungs­fähige Software­lösung, die sich Ihren spezifischen Bedürfnissen mühelos anpasst. Wir setzen auf qualifizierten Kunden­support und maximale Kosten­wirksamkeit für unsere Anwender. Nutzen Sie die Gelegen­heit, unsere Test­version kosten­frei zu probieren und sich von unserem effizienten Rechnungs­system zu überzeugen.