RMA – Die Verwaltung von Rücksendungen mit dem SelectLine Warenwirtschaftssystem – samt Video-Einblick

RMA steht für Return Merchandise Authorization oder Return Material Authorization. Dahinter steckt eine spezifische Kenn­ziffer, die der Lieferant für retournierte Produkte vergibt, auch bekannt als Rücksende­kennung. Diese Kenn­ziffer dient dazu, dass der Verkäufer oder Lieferant die zurück­geschickte Ware rasch und korrekt zuweisen kann.

Das Warenwirtschafts­system von SelectLine präsentiert nun ein neues Modul zur systematischen Rücksende­verwaltung. Mit dem in Version 13.2 eingeführten RMA-Modul können Retouren im SelectLine Warenwirtschafts­system klar und transparent gehand­habt werden.

Was verbirgt sich hinter einer RMA- oder Rücksende­kennung?

Eine RMA-Kenn­ziffer ist mehr als nur eine sequenzielle Zahlen- oder Buchstaben­kombination. Sie verweist auf einen bestimmten Rücksende­vorgang, der mit einem Kunden verknüpft ist und den gesamten Prozess einer Rück­lieferung darstellt.

Wenn ein Kunde eine Ware zurück­schicken möchte, sollte idealer­weise im Voraus (spätestens jedoch bei Ein­treffen der Retoure) ein RMA-Vorgang erstellt werden. Dieser Vorgang enthält neben Kunden­daten und Produkt­informationen auch Details zu den Gründen für die Rück­sendung und zu vorherigen Dokumenten wie Bestellung, Liefer­schein oder Rechnung.

Was leistet das RMA-Modul von SelectLine?

Das RMA-Modul von SelectLine ist für alle Benutzer von Interesse, die:

• Produkte geordnet retournieren,
• alle Schritte eines zurück­gesandten Produkts nach­verfolgen,
• Rücksende­gründe und Prozesse dokumentieren und
• Auswertungen zu Anzahl und Gründen von Retouren vornehmen möchten.

Das Modul ist standard­mäßig ab Version 13.2 verfügbar und kann pro Benutzer lizenziert werden.

Video zum RMA-Feature

Das Video gibt einen umfassenden Einblick in die Vorteile und Einsatz­möglichkeiten des Moduls.

Warum werden Produkte retourniert?

Diverse Ursachen können dazu führen, dass Artikel vom Kunden an den Lieferanten zurück­geschickt werden müssen.

Hier einige typische Szenarien:

• Die Lieferung enthält nicht die bestellte Ware.
• Der Kunde hat sich bei der Bestellung vertan oder die Ware entspricht nicht seinen Vorstellungen.
• Die Ware weist bereits bei der Anlieferung Mängel auf.
• Ein Defekt tritt während oder nach Ablauf der Gewährleistungs­frist auf.

In allen diesen Situationen ist es essentiell, die Retoure präzise zu erfassen und sie eindeutig dem entsprechenden Kunden, dem Artikel und gegebenen­falls dem dazu­gehörigen Liefer­schein oder der vorangegangenen Rechnung zuzuordnen.

Wie funktioniert das SelectLine RMA-Modul?

Das lizenzierte RMA-Modul bietet eine eigene Benutzer­oberfläche zur Verwaltung der Rücksende­vorgänge. Die Benutzer­oberfläche enthält alle notwendigen Informationen und Aktionen, die zur effizienten Bearbeitung von Retouren benötigt werden.

Funktions­weise des SelectLine RMA-Moduls

Das SelectLine RMA-Modul bietet eine spezialisierte Ober­fläche für die Verwaltung von Rücksende- und Reklamations­fällen, oft als Return Merchandise Authorization (RMA) bezeichnet. Nachdem das RMA-Modul lizenziert wurde, erhalten Nutzer Zugriff auf einen spezifischen Dialog. Hier können RMA-Vorgänge komfortabel angelegt und nach­träglich bearbeitet werden.

Im Hauptteil des RMA-Vorgangs wird die Adresse des Rück­senders notiert. Dies kann entweder eine manuell eingegebene Adresse sein, eine bereits bekannte Kunden­adresse oder eine Adresse aus einem existierenden Beleg. An derselben Stelle lässt sich auch der aktuelle Status des RMA-Vorgangs bearbeiten und aktualisieren.

Artikel, die im Rahmen des RMA-Prozesses bearbeitet werden sollen, können manuell hinzugefügt oder aus einem Kunden­beleg importiert werden. Falls Artikel mit Serien- oder Chargen­nummern verknüpft sind, lassen sich diese Nummern im System hinterlegen. Sämtliche im RMA-Vorgang erfassten Artikel werden übersichtlich in einer Positions­liste dargestellt.

Anwender haben die Wahl zwischen unterschiedlichen Kontakt- und Beleg­aktionen, um den RMA-Vorgang effektiv zu bearbeiten. Auf der Haupt­seite wirkt sich jede durch­geführte Aktion auf alle gelisteten Positionen im aktuellen RMA-Vorgang aus. Für spezifische Anpassungen bietet das System Detail­seiten. Hier können einzelne Artikel­positionen genauer betrachtet und bearbeitet werden.

Jeder im RMA-Vorgang gelistete Artikel besitzt eine eigene Detail­seite. Hier können zusätzliche Informationen wie Rücksende­grund, geplantes Vorgehen und individuelle Beschreibungen hinterlegt werden. Falls ein spezielles Lager für Retouren existiert, lässt sich dies auf der Detail­seite entsprechend konfigurieren.

Ebenso finden sich hier Funktionen zur Ausführung von Kontakt- oder Beleg­aktionen für die jeweilige Artikel­position. Das ist besonders nützlich, wenn unter­schiedliche Artikel unter­schiedlich behandelt werden müssen. Ein integriertes Historien-Feature dokumentiert alle Aktionen, die im Zusammen­hang mit einer Artikel­position durch­geführt wurden. Doppel­klicks auf einzelne Einträge in der Historie ermöglichen den schnellen Zugriff auf zugehörige Belege oder Journal­einträge.

Beleg­verwaltung im RMA-Modul

Das RMA-Modul nutzt die in der Waren­wirtschaft vorhandene Beleg­kette. Das bedeutet, dass aus einem RMA-Vorgang heraus direkt auf alle zugehörigen Belege zugegriffen werden kann.

Abhängig vom jeweiligen Lager- oder Umsatz­kennzeichen eines Beleg­typs können unter­schiedliche Belege für die Beleg­aktionen verwendet werden. Dies schließt auch selbst­definierte Belege mit ein.

Auswertungen und Historie

Für eine effiziente Analyse bringt das RMA-Modul zwei standardisierte Auswertungen mit: eine jährliche Über­sicht, aufgeschlüsselt nach Monaten, sowie eine Artikel­übersicht für einen definierten Zeit­raum. Diese Auswertungen können nach verschiedenen Kriterien wie Artikel, Kunde, Status, Rücksende­grund und Vorgehen gefiltert werden. Mit aktiviertem RMA-Modul erscheint in den Dialogen von Artikeln, Kunden und Lieferanten zusätzlich ein Historien-Eintrag zum RMA. Dieser Eintrag gibt Auskunft über relevante RMA-Informationen.

Individualisierungs­möglichkeiten

Das RMA-Modul stellt standard­mäßig einen exemplarischen Workflow für RMA-Vorgänge zur Verfügung. Dieser kann in den Mandanten­einstellungen individualisiert werden. Sollte der Standard­umfang nicht ausreichen, besteht die Möglich­keit, das System durch einen SelectLine Fach­händler zu erweitern und weiter anzupassen.

Verwaltung von Status, Rücksende­grund und Vorgehen

Anwender können beliebig viele Einträge definieren, die im RMA-Prozess zur Auswahl stehen. Jeder Status verfügt über eine Option, die bestimmt, ob er einen RMA-Vorgang als abgeschlossen kennzeichnet. Falls ja, generiert das System beim Bearbeiten dieses Status eine Warn­meldung.

Kontaktaktionen

Kontakt­aktionen dienen dazu, spezifische Einträge in der Historie einer RMA-Position zu erstellen. Zugehörige Druck­vorlagen ermöglichen das Generieren von Dokumenten, wie z.B. einem RMA-Begleit­schein, der Artikel während einer Reparatur markiert.

Anpassung von Beleg­zuordnungen

Unter den Kategorien Eingang, Ausgang und Extern können Beleg­aktionen individuell benannt und sortiert werden. Der zugeordnete Beleg­typ kann frei gewählt werden, solange dieser bestimmten Kriterien entspricht. Dies betrifft insbesondere Lager- und Umsatz­kennzeichen. Bei der Erstellung eines Beleges aus der RMA-Verwaltung heraus können auch individuelle Kommentar­zeilen hinzugefügt werden.

Dieser detaillierte Überblick zeigt, dass das SelectLine RMA-Modul eine umfang­reiche und flexible Lösung für die Verwaltung von RMA-Prozessen bietet. Es kombiniert praktische Funktionen mit Anpassungs­möglichkeiten, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden.